De har lämnat ”akutrutan” och fått mer tid

I Marks kommun lär sig cheferna inom funktionsstöd att åstadkomma mer genom att göra mindre. Med hjälp av två böcker och en podd.

Lise-Lotte Malmberg avsätter numera tid för det administrativa arbetet i sin enhetschefskalender. Då vet medarbetarna att hon inte är tillgänglig.

– Jag har bokat in fasta tider för min närvaro ute i verksamheten och blivit bättre på att kolla kollegernas kalendrar innan jag lyfter luren och ringer dem, säger hon.

→ Forskaren som filmade över 500 chefer

Tio enhetschefer inom funktionsstöd i Marks kommun har höstens första workshop i ledarutveckling. De ska ta vid där de slutade före semestrarna. Vattenmelon, Plopp och skratt ger energi i grupprummen. 

Lyssnade på semestern

Det började med en podd. Verksamhetschefen Sarah Dunér var ny på sin tjänst och fick börja effektivisera direkt – 19 miljoner sparades förra året och 15 i år. Personal varslades, scheman gjordes om och enhetscheferna var överstressade. Något behövde göras.

När hon var på semester i Portugal förra sommaren började hon lyssna på Kära Ledarskap, en podd av och med Simon Elvnäs, industridoktorand vid KTH, och Stefan Söderfjäll, forskare i psykologi.

– Wow! Här hade vi någonting, beskriver hon sin reaktion.

Släckte bränder

Tillsammans med Anna Hofer, enhetschef och verksamhetsutvecklare började Sarah Dunér undersöka hur det såg ut med ledarskapet inom funktionsstöd. De fann en väldig massa möten utspridda över veckan. Det var svårt att veta vilka frågor som hörde hemma var, om man diskuterat klart och vad som hände med besluten.

– Ofta behövdes ytterligare ett möte för att tydliggöra otydligheten i det tidigare, säger Anna Hofer.

Enhetscheferna vittnade om att det aldrig pratades om ledarskap. De höll till i ”akutrutan”, som Sarah Dunér kallar det när man är händelsestyrd och springer runt och släcker bränder.

Anna Hofer, Carolina Bergsten Svensson och Lise-Lotte Malmberg har det både lugnare och roligare på jobbet idag än för ett och ett halvt år sedan.

Kära ledarskap finns också som bok och nu fick alla i ledningsgruppen varsitt ex. En gemensam utvecklingsresa inleddes där man läste, lyssnade och pratade utifrån varje poddavsnitt och bokkapitel. Akutrutan skulle ersättas med planering och struktur.

→ Hallå chef! Du är bättre än du tror

Inspirerade av Elvnäs och Söderfjäll loggade cheferna alla sina arbetsuppgifter för att få syn på vad de gjorde under arbetsdagen. Sedan jämförde de och lärde av varandra.

Blev förskräckta

Vissa enhetschefer blev förskräckta över att de satt så mycket med bemanningsfrågor, andra över att de pratade så mycket i telefon med sina medarbetare.

– När det inte finns rutiner ringer medarbetare chefen för att dubbelkolla och fråga om sånt de skulle kunna avgöra själva. Loggen varit ett bra sätt att få syn på hur man är som ledare och vilket mandat man har gett sina medarbetare, säger Anna Hofer.

När Sarah Dunér skrev om sin ledningsgrupps arbete på Linkedin läste författaren/poddaren Simon Elvnäs inläggen. Han hörde av sig och är sedan dess med som inspiratör och bollplank. Citaten på lapparna kommer från hans bok.

När man analyserat loggarna och diskuterat sig fram till vad som hör hemma på enhetschefens bord fick alla plocka fram sina kalendrar och avsätta fasta återkommande tider för aktiviteter som administration, planering och att vara ute i verksamheten.

– Onsdagar är numera våra mötesdagar. Det vet alla och då är det ingen som ringer cheferna längre. Tidigare var det mycket spring in och ut för att svara i telefon, säger Sarah Dunér.

Tänket ska sätta sig

Före sommaren, när utvecklingsarbetet pågått nio månader, gjorde hon en enkät som visade att arbetsmiljön blivit bättre. Nu ägnar inte enhetscheferna dagarna åt att jaga vikarier och sitta i telefon längre. Mötena har blivit färre och kortare. Man bollar mer med varandra och har blivit bättre på att be om hjälp. Det har skapats ett lugn och man skrattar mer än för ett och ett halvt år sedan.

Dagens workshop är den första i en serie på fyra och utgår från Simon Elvnäs första bok, Effektfull. Tänket är detsamma. Man vill försäkra sig om att det sätter sig, förklarar Sarah Dunér.

– Det här ska i vara rädda om. Det är så lätt att det blir skakigt igen annars.